Documentazione collaborativa

Documentazione collaborativa

MindTouch è lo strumento ideale per la scrittura di documentazione, sia essa di natura tecnica o legata alle procedure. La documentazione è oggi uno degli aspetti fondamentali per un'azienda. Internet ha cambiato il modo in cui le aziende pensano e vendono i loro prodotti e servizi accorciando i tempi disponibili per l'ideazione di nuove proposte e rendendo il cliente sempre più preparato ed esigente. La principale conseguenza di questo cambiamento è che una documentazione aggiornata e con un elevato indice di qualità può essere lo strumento per raggiungere nuovi clienti, rafforzare il legame con quelli già presenti e ridurre i costi di assistenza e supporto.

Perché scrivere da soli? Gli applicativi dektop per la redazione dei contenuti sono cambiati relativamente poco nel corso degli anni rimanendo pensati per l'utilizzo di un singolo utente e producendo contenuti statici. L'importanza che la documentazione e i contenuti hanno oggi richiedono che la documentazione sia redatta con strumenti semplici, in grado di far collaborare differenti utenti e accessibili via web al fine di connettere meglio i dipartimenti aziendali, i fornitori esterni e i dati aziendali.

Il contenuto strategico è facilmente accessibile? File statici quali doc, pdf e html non sono particolarmente utili poiché difficilmente accessibili e portano al moltiplicarsi di copie che inevitabilmente diventano obsolete. Le aziende necessitano oggi di strumenti collaborativi basati su tecnologia web per consentire ai dipendenti e ai clienti di trovare rapidamente l'informazione che cercano.

L'offerta è in linea con quello che i destinatari finali chiedono? Occorrono strumenti appositi per monitorare la qualità dei contenuti, evidenziare quelli di maggiore utilità e intervenire tempestivamente su quelli obsoleti o di basso valore. Occorrono strumenti per poter ascoltare gli utenti, tenere in considerazione i loro commenti e di conseguenza curare e intervenire sui contenuti.

Strumenti MindTouch

Pagine: le pagine sostituiscono i documenti word, sono più rapide da aggiornare mediante un editor grafico nella pagina web, possono essere modificate da più utenti contemporaneamente ed è mantenuta una copia storica di tutte le versioni

Collegamenti: le informazioni sono scritte solo una volta e poi collegate, mediante link all'interno delle altre pagine, molteplice volte; questo rende semplice l'aggiornamento ed evita il moltiplicarsi delle copie che rendono le informazioni obsolete

Template: sono modelli di pagina che possono essere inseriti in altre pagine, questo semplice meccanismo permette di strutturare le informazioni  per una più semplice lettura

Dekiscript: permettono di automatizzare i processi come ad esempio la creazione di una nuova pagina basata su un template, la generazione di un file pdf  usando come sorgenti differenti pagine deki oppure la creazione di indici in base agli stili di testo

Casi studio